Hoe manage je efficiënt projecten?

Bij het managen van een project komt veel kijken. Een project bestaat over het algemeen uit enkele fases. Deze fases zijn de voorbereiding, de planning, de uitvoering, de controle en de afronding. 

In de planningsfase worden afspraken gemaakt over onder andere de deadline van het project, het aantal uren dat besteed mag worden, de kosten en de teamleden. Hierbij moeten ook marges opgesteld worden want het projectplan is niet realistisch zonder marges op te nemen. 

Tijdens de uitvoering van het project moet er regelmatig gekeken worden of het project nog op schema ligt. Hierbij kijk je onder andere naar hoeveel tijd er al aan het project besteed is en hoeveel geld er al is uitgegeven. Wanneer je merkt dat wat er in de planningsfase afgesproken is niet gehaald kan worden moet het project bijgestuurd worden. 

Tijdens de controlefase wordt er gekeken of het gewenste doel behaald is, of dit binnen de marges behaald is en of je binnen de kosten gebleven bent. In deze fase kun je veel lessen leren over de aanpak van de campagne. Bekijk wat er goed ging en wat er niet goed ging zodat je hier in de toekomst van kunt leren.

In de afrondende fase wordt het project afgerond en wordt alles opgeleverd.

In bovenstaande fases komen veel uitdagingen naar voren. Er moet een goede projectplanning gemaakt worden. Bepaalde projectleden zijn waarschijnlijk niet altijd beschikbaar, bijvoorbeeld doordat ze vrije dagen hebben of nog aan een ander project werken. Wanneer een projectlid uren gemaakt heeft moeten deze doorgegeven worden zodat je weet hoeveel uur er aan een project besteed is. Uiteindelijk moeten de gemaakte uren gefactureerd worden en moeten ze in een ander programma weer ingevoerd worden. 

Een projectmanagement software helpt bij al deze uitdagingen. In een projectmanagement software programma kunnen medewerkers hun beschikbaarheid opgeven, bij het maken van de planning kan hiermee rekening gehouden worden. Alle projectleden kunnen in dit programma ook hun gewerkte uren doorgeven zodat je snel kunt zien hoeveel uur er al gemaakt is en hoeveel uur er nog gemaakt moet worden. Hierdoor zie je dus snel of een project op schema loopt, of dat je meer tijd of mankracht nodig hebt. 

Wanneer je gebruik maakt van een ERP systeem waarin dit allemaal geïntegreerd is wordt het managen van een project nog eenvoudiger. Doordat je de gegevens over vrije dagen vanuit HRM automatisch terug kunt laten komen in de beschikbaarheids tool hoeft dit niet handmatig ingevoerd te worden. Dit scheelt tijd en het is minder foutgevoelig. Met de urenregistratie tool worden de geschreven uren automatisch beschikbaar voor de administratie waardoor zij deze kunnen gebruiken voor de facturatie. Dit scheelt ook tijd en is daarnaast ook minder foutgevoelig dan wanneer dit handmatig gedaan moet worden.

Wanneer je veel bezig bent met het managen van projecten is de ERP software van Exact een goede aanvulling. Binnen Exact Synergy kun je verschillende modules toevoegen waaronder projectmanagement en urenregistratie. Omdat dan alle afdelingen vanuit Exact Synergy werken kunnen alle activiteiten van de verschillende afdelingen naadloos op elkaar aansluiten. Een goede Exact partner kan jouw organisatie helpen om de juiste modules te kiezen en Exact Synergy te integreren.